Per presentare un'istanza al Comune il richiedente deve consegnarla o inviarla tramite posta ordinaria o email all'ufficio protocollo, che provvederà a registrarla tempestivamente (nel caso di presentazione diretta) nel sistema informatico che provvederà a consegnarla telematicamente in tempo reale all’ufficio di competenza, rilasciando apposita ricevuta riportante gli estremi di registrazione. Se la documentazione è composta da un numero di pagine superiore a cinque, contiene planimetrie su formato diverso dall'A4 o deve essere necessariamente rilegata occorre presentare all'ufficio anche il supporto ottico (non chiavetta USB) contenente la copia autenticata di tutta la documentazione.
Nel caso di invio tramite posta elettronica certificata verrà rilasciata una ricevuta telematica.
Proprio per l'importanza della documentazione presentata all'Ufficio Protocollo, si invita l'utenza a mantenere una linea informale nella comunicazione presentata o inviata evitando di includere frasi o argomenti non coerenti con l'istanza. Anche l'oggetto (che costituisce parte importante della documentazione) deve essere descrivere brevemente il contenuto del documento: per esempio l'oggetto: "richiesta" non è ammissibile meglio scrivere "richiesta di accesso atti pratica intestata alla ditta ....".
Di norma tutti gli atti in ingresso ed in uscita dal Comune devono essere prima registrati al protocollo anzi la registrazione di protocollo attribuisce al documento la sua validità giuridica, facendogli assumere il carattere di atto pubblico. La registrazione di protocollo definisce anche i termini dell’inizio dell’iter del procedimento amministrativo.
Per ulteriore informazioni è possibile consultare il manuale di gestione del protocollo
